寫作職場英文進階Lv4~Lv6

職場英文: 4大E-mail迷思!

平常公事往來最常用電子信件,今天要討論當你在 寫電子郵件的時候,
哪些錯誤會把你的缺點嶄露無遺呢。我們一起來看看吧👀!

Most of us prefer to use e-mails to discuss business. Today, we are going to talk about e-mail mistakes that make you look incompetent. Let’s take a look at some common e-mail mistakes!

一、1分鐘單字速速記 Vocabulary

  • attached / enclosed documents/ attachment (n.)附件
  • signature (n.) 簽名
  • sincerely (adv.) 誠摯地
  • prompt (adj.) 立即地
  • advise (v.) 建議
  • to take a day off (phrs. v.) 請假
  • promote (v.) 晉升;推廣
  • resign (v.) 辭職

二、E-mail四大重點 Four Major Points

unread e-mail

1. ❌避免「假關心」 Avoid Insincerity

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)
上述是很多人寫商務書信的起手式,其實這在暗示:「我個人已經表達了我對你的興趣,所以你就”必須”讀完整封信。」
事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很假~

開頭,你可以這樣說…

- Dear ___ , I am writing with regard/in reference to…
(親愛的___, 我寫這封信是關於….)
- To whom it may concern, I am writing to inquire about……
(<較正式>敬啟者, 我寫這封信想詢問 …)
hide-your-feelings

2. ❌避免「談論自己的情緒」 Avoid Being Emotional

職場中,沒有人在意對方的情緒,
除非彼此私下是朋友,否則對方只是想利用你的情緒撈好處而已。

表達想法,你可以這樣說…

- In my opinion /It seems to me,....
(在我看來,.....)
- From my perspective ...
(在這個議題上我的立場是...)
Avoid Narcissism

3. ❌避免「用”最高級”形容自己」 Avoid Narcissism

職場中,常常誤以為把自己講成業界最棒就可以增加自身可信度。
然而,除非你整個人看起來很值得信任,不然對方不會相信你之餘,還會被貼上自負、自大的標籤喔。
建議大家善用形容詞、過去經驗來強化自己哦!

描述專長,你可以這樣說…

- I have strong __________ skills from valuable past experiences...
(我有良好____的能力,在過去的經驗中...)
- I'm good at ____,....
(我擅於___,....)
- ____ is my strength,...
(___ 是我的長處,....)

4. ❌避免「用專業術語卻沒有解釋」 Avoid Jargons

各行各業都有各自的術語。但如果在信件中使用術語卻沒有解釋,很容易排擠聽不懂的人,特別是客戶!

三、其他常見用句 Commonly Used Phrases

  • Please find in the attached / enclosed documents, …
    請查閱附件…
  • I look forward to your reply.
    我等待您的回覆。
  • Thank you for your time and consideration.
    感謝您的寶貴時間。
  • If you have any questions , please don’t hesitate to contact me.
    若您有任何問題,請不吝與我聯繫。

以上「四大重點」要熟記,避免再次踩到雷~
下次寄信前,要記得多檢查幾次單字及文法正確性喔 😃

想知道更多職場商務電話溝通內容? 還是想找個線上真人顧問練習?

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *

Back to top button