經過上次培養書寫英文信件該有的概念後，今天帶來了完整英文信件格式，藉由４步驟一次搞懂如何快速又準確寫好並寄出一封完美的商業信件！讓你下次被主管要求和國外單位聯絡時，不用再膽戰心驚！，趕快收藏此文章，當需要時便能迅速跟著以下步驟書寫吧！
內容目錄
一、英文信件開頭寫什麼？
在英文信件的開頭，我們通常會先寫上對方的「稱謂」作為開頭，但要注意到，隨著你要寫信的對象身分、職稱不同，也要選用不同的稱謂，才不會給人不禮貌、或是過分禮貌的感覺噢！
1.寫給朋友或熟識的同事
可用較口語化的開頭，加上對方的名字使用。
· Hi / Hello / Hey + name 哈囉/嗨
例如：Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter
2.寫給長官或主管
可用Dear加在前頭表示尊敬語氣，並在後方加入對方的性別或職稱。
· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/長官
例如：Dear Mr.Bloom
· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士
例如：Dear Ms.Knightley
*注意: Ms 為 Miss 的縮寫，可用來表示未婚或已婚女子，而 Mrs. 則只可用來表示已婚女子。
· Dear + Job title 職稱
例如：Dear Marketing Manager
3.寫給非特定人物或不清楚姓氏時
常用於應徵新工作、與廠商接洽及新合作洽談時在不確定對方職稱及性別時使用。
· To whom it may concern 致負責人
常用於應徵新工作或不清楚接洽人的情況下。
· Greetings 您好
在不確定對方職稱或是性別時可用較正式並禮貌的方式作為開頭。
二、各種不同需求的英文信內容怎麼寫？
在寫好開頭的稱謂後，就直接進入正題開門見山吧！一般華人寫信時很容易繞來繞去的，在信件最後才寫上真正的來意，但在英文的信件中，不妨直接一點！用簡單的方式和詞彙直接表明自己的需求吧！
五種情境舉例：
1.需要對某事／物提問
· I am writing to inquire about sth. 我來信是想詢問有關（某事項）。
I am writing to inquire about the collabration with KAWS that your company is offering.
我來信是想詢問有關您公司提供與KAWS合作的部分。
· I would like to ask whether… 我來信是想問您是否…
I would like to ask whether you would be willing to offer us a further discount if we ordered over 2,000 units each month?
我來信是想詢問若我們每月訂購 2 千單您是否願意提供我們更多的折扣呢？
2.需要對方提供資訊
· Could you please send me a copy of sth.? 能否請您提供一份（事／物）的影本？
Could you please send me a copy of the latest catalogue?
能否請您提供一份最新目錄的影本？
· Could you please confirm sth. ? 能否請您確認（某事項）？
Could you please confirm the deadline of this application?
能否請您確認此申請表格的截止日期？
3. 告知對方已提供相關資訊
· I have attached sth. 我已附上…
I have attached our latest catalogue and price list.
我已附上我們最新一期的目錄及價目表。
· As you requested, I am enclosing sth. 依您要求，我已附上…
As you requested, I am enclosing the 2021 annual report.
依您要求，我已附上 2021 的年度報告。
4.婉拒對方要求時
· I’m afraid we are unable to… 非常抱歉我們無法….
I’m afraid we are unable to attend your company’s new product launch.
非常抱歉我們無法出席貴公司的新產品展示會。
·We regret to inform you that we cannot … 我們深感抱歉的通知您，但我們無法…
We regret to inform you that we cannot provide you a free sample of our newest winter collection.
我們深感抱歉的通知您，但我們無法提供您我們冬季最新系列樣品。
5. 對於某事項感到不了解時
· I’m not totally clear about/on sth. 對於（某事項）我並不是全然理解
I’m not totally clear about our company’s yearly plan.
對於我們公司的年度計畫我並不是全然理解。
· Would you mind clarifying if/whether…? 你是否介意闡明關於（某事項）…?
Would you mind clarifying if our department’s meeting is on this Friday or next Friday?
你是否介意闡明關於我們部門的會議時間是本週五還是下週五呢？
三、英文信件結尾怎麼寫比較禮貌？
在寫完開頭的招呼以及主要內容後，接下來就是結尾啦！通常我們會在英文信件結尾加上一些敬語以表示對對方的尊重，並且針對信件的情境和內容，寫上相對應的結尾語。以下提供一些較常用的英文信件結尾語，提供參考!
· If you have any questions, please feel free to contact me.
若有任何相關問題，歡迎隨時與我聯繫。
· Please do not hesitate to contact me if I can be of any further assistance.
若有任何需要協助的地方，請不要吝嗇與我聯繫。
· We look forward to your continued participation on this matter.
我們期待您在這件事情上未來能夠持續參與。
· Thank you for your time and consideration.
謝謝您的寶貴時間及顧慮。
· Looking forward to hearing from you soon.
期待能迅速得到您的回覆。
· I apologize for any inconvenience caused.
若造成任何不便，我很抱歉。
· I hope the information I have provided above is useful to you.
我期望以上訊息能為您提供幫助。
四、英文信件屬名
就像中文信件中的「敬上」一樣，整個英文信件完成後，我們也會在結尾加上署名以及祝福語，來表示自己的祝福和禮貌，也是完成一封好商業信件非常重要的一步！
| 非正式的用法 | 較正式的用法 |
| Best | Best regards |
| Best wishes | Cordially |
| Cheers | Sincerely |
| Enjoy your day | Warm wishes |
| Thank you | Yours respectfully |
| Thanks | Your sincerely |
跟著以上步驟書寫英文信件，是不是發現其實沒有想像中的那麼難了呢，用文章了解了完整的英文信件格式後，讓我們一起用觀賞影片的方式複習一下，順便再加強一下口說和聽力吧！
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