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商用英文信件 4 大 E-mail 迷思!

平常公事往來最常使用電子信件,今天要討論當你在寫商用英文信件時,
哪些錯誤會把你的缺點嶄露無遺,以及應該要注意的 4 大重點!我們一起來看看吧👀!

一、商用英文信件:E-mail 四大重點 Four Major Points

▲商用英文信件必知 4 大重點。的圖片
▲商用英文信件必知 4 大重點。

1. ❌避免「假關心」 Avoid Insincerity

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)
上述是很多人寫商務書信的起手式,其實這在暗示:「我個人已經表達了我對你的興趣,所以你就”必須”讀完整封信。」
事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很假~

開頭,你可以這樣說…

1.Dear ______, I am writing with regard/in reference to..
親愛的______,我寫這封信是關於…
2.To whom it may concern, I am writing to inquire about…
敬啟者,我寫這封信是想詢問…
hide-your-feelings

2. ❌避免「談論自己的情緒」 Avoid Being Emotional

職場中,沒有人在意對方的情緒,
除非彼此私下是朋友,否則對方只是想利用你的情緒撈好處而已。

表達想法,你可以這樣說…

1.In my opinion…
在我看來…
2.It seems to me,
對我而言,
3.From my perspective…
從我的觀點看來…
Avoid Narcissism

3. ❌避免「用”最高級”形容自己」 Avoid Narcissism

職場中,常常誤以為把自己講成業界最棒就可以增加自身可信度。
然而,除非你整個人看起來很值得信任,不然對方不會相信你之餘,還會被貼上自負、自大的標籤喔。
建議大家善用形容詞、過去經驗來強化自己哦!

描述專長,你可以這樣說…

1.I have strong ______ skills from valuable past experiences…
我有良好 ______ 的能力,在過去的經驗中…
2.I am good at ______, …
我擅於 ______,…
3.______ is my strength, …
______ 是我的長處,…

4. ❌避免「用專業術語卻沒有解釋」 Avoid Jargons

各行各業都有各自的術語。但如果在信件中使用術語卻沒有解釋,很容易排擠聽不懂的人,特別是客戶!

二、其他常見英文句型 Commonly Used Phrases

  • Please find in the attached / enclosed documents, …
    請查閱附件…
  • I look forward to your reply.
    我等待您的回覆。
  • Thank you for your time and consideration.
    感謝您的寶貴時間。
  • If you have any questions , please don’t hesitate to contact me.
    若您有任何問題,請不吝與我聯繫。

以上「四大重點」要熟記,避免再次踩到雷~
下次寄信前,要記得多檢查幾次單字及文法正確性喔 😃

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